Startup Magazine

Artykuły

Zarządzaj czasem jak miliarderzy

Paweł Wieruszka

Czas jest najcenniejszym zasobem, jaki mamy, a jednocześnie ciągle go brakuje. Wszyscy mamy go tyle samo, niektórzy jednak potrafią go lepiej wykorzystać. Jak to robią?

Jak mawiał Peter Drucker, nieżyjący już ekspert ds. zarządzania, który był uważany za jednego z najwybitniejszych teoretyków zarządzania, „nie ma nic bardziej bezużytecznego, niż robić wydajnie to, co nie powinno być zrobione w ogóle”. Drucker zasłynął z wielu cennych porad i wskazówek (warto przeczytać choćby książkę „Menedżer skuteczny”), a także zachęcał, aby najpierw nauczyć się sztuki zarządzania czasem. Dopóki nie opanujesz tej umiejętności, nie potrafisz zarządzać niczym innym – przekonywał. Jak zatem opanować zarządzanie czasem? Najlepiej wzorować się na miliarderach i milionerach – ludziach, którzy osiągnęli duży sukces głównie dzięki temu, że optymalnie wykorzystują własny czas.

Energia i natychmiastowe działanie

Ludzie mają dziwną tendencję do realizowania projektów w ostatecznym terminie. Jeśli dostaniesz zadanie 10 grudnia z informacją, że ma zostać zrobione do 5 stycznia, to najczęściej wykonasz to 5 stycznia, na ostatnią chwilę – i wyślesz tego dnia odpowiednią pracę czy projekt. Lepiej stosować inne podejście: robić rzeczy tak szybko, jak tylko potrafimy. Nie traktować końcowego dnia terminu tak, jakby był to dzień, w którym mamy oddać daną pracę. Tak zwyczajnie nie jest.

Z realizacją zadań tak szybko, jak to możliwe, wiąże się jeszcze mentalność „dotknij tego tylko raz”. Co się za tym kryje? Ludzie sukcesu podejmują natychmiastowe działanie przy niemal każdym zadaniu i rzeczy. Wiedzą, że chcąc być efektywnym, trzeba przeznaczać możliwie najmniej czasu i energii mentalnej na procesowanie. Na przykład, kiedy włączają pocztę e-mail, odpisują od razu na wiadomości, zamiast je oflagowywać lub oznaczać w inny sposób „na później”. Jeśli raz przeczytają wiadomość i nic nie zrobią, a potem czytają ją drugi raz (już niepotrzebnie), aby odpisać, wtedy działają nieproduktywnie. To samo dotyczy wszystkich innych aktywności, np. zakupu książek w księgarni (zamiast tylko przeglądać, idź z zamiarem zakupu), ciuchów (zamiast iść tylko pooglądać i poprzymierzać, idź z zamiarem zakupu), czy pracy (zamiast tylko spisać, co trzeba zrobić, zrób to od razu, jeśli wykonanie zadania zajmie nie więcej niż 10 minut). Postępując w taki sposób oszczędzasz swój czas i energię.

Skoro jesteśmy przy energii, kolejna ważna rzecz: w zdrowym ciele zdrowy duch. Miliarderzy tacy jak Richard Branson nie tylko świetnie zarządzają czasem – świetnie wychodzi im także zarządzanie sobą, co oznacza, że pozostają w formie i dbają o swój poziom energii. Tony Schwartz, założyciel The Energy Project, namawia do pracy w interwałach 90-20, czyli 90 min pracy, po których następuje 20 minut przerwy. To są tzw. optymalne wskazania. Z wielu badań wynika, że obecnie najbardziej produktywni ludzie pracują w interwałach 52-17. Warto stosować przerwy i pozwalać organizmowi na regenerację (najlepiej na świeżym powietrzu). Ponadto należy przestrzegać kilku innych zasad. Konkretnie: minimalizuj kofeinę, szczególnie po godzinie 15:00; jedz więcej produktów w całości (np. fasola) niż pokarmów przetworzonych (np. chipsy); nie przybieraj na wadze i utrzymuj sprawność fizyczną; pij bardzo dużo wody (ok. 3,5-5 litrów dziennie); ćwicz każdego dnia (20-minutowy spacer w szybkim tempie to też ćwiczenia!).

Uczyń siłowe i wytrzymałościowe ćwiczenia dziennym nawykiem. Im bardziej fit się czuję, tym lepiej - jaśniej - pracuje moja głowa. Podejmuję lepsze decyzje i zdaje się, że przyciągam do siebie więcej sukcesów” — J.T. O’Donnel, CEO firmy CareerHMO & Careerealism.

— Dla mnie bardzo ważne są ćwiczenia w czasie lunchu. W większość dni do godziny 13:00 mam już za sobą dużo wykonanej pracy, mniej więcej 7 godz. realizacji moich zadań. Dlatego w czasie lunchu, właśnie o ok. 13:00, potrzebuję się naładować i odświeżyć, aby móc wydajnie funkcjonować przez resztę dnia, ciesząc się taką samą energią i koncentracją, jak od rana. Warto w tym czasie poćwiczyć i zrobić sobie drzemkę, a także wziąć prysznic — przekonuje Mohammed Dewji, CEO firmy MeTL Group, najmłodszy miliarder w Afryce.

Warto też „ładować się” poprzez szybkie, obciążające ćwiczenia siłowe/wytrzymałościowe – przepompują krew. Sprawią, że zyskasz duży zastrzyk energii, a twój mózg dostanie odpowiednią dawkę tlenu, by móc wydajnie pracować.

Właściwie priorytety i technika PDP

Robisz dwie rzeczy naraz? Cóż, w rezultacie tak naprawdę nie robisz żadnej z nich i osiągasz minimalne postępy w milionach kierunków, zamiast osiągać duże postępy na drodze do realizacji najważniejszych celów. Sukces w dużej mierze opiera się na MIT, czyli Most Important Tasks (najważniejsze zadania). Trzeba wiedzieć na czym się skupić i jak to wykonać – do tego sprowadza się MIT i każdego dnia powinieneś mieć choć jeden MIT. Dopóki nie zrealizujesz najważniejszego priorytetu, dopóty nie zabierasz się za inne zadania.

Następna technika stosowana przez najlepszych to PDP (porzuć, deleguj, przeprojektuj). Zawsze przed przystąpieniem do pracy nad jakimś zadaniem zastanów się, czy nie można tego porzucić (co możesz całkowicie przestać robić?), wydelegować (co możesz oddać podwładnym? Co można zlecić zewnętrznym specjalistom, polegając na outsourcingu?), albo przeprojektować (co można robić i trzeba dalej robić, ale w nowy, oszczędzający czas sposób?). Stosuj to podejście przez cały tydzień – po tym czasie przeanalizuj, czy warto było postawić na technikę PDP.

Dodatkowo zadawaj sobie regularnie (min. dwa razy w tygodniu) pytania: Jak wartościowe było to zadanie dla mnie lub dla mojej firmy? Co by się stało, gdybym z niego całkowicie zrezygnował? Czy tylko ja mogłem wykonać to zadanie? Kto inny z mojej firmy, albo z outsourcingu, mógł to wykonać? Czy mógłbym realizować inne zadania, bardziej wartościowe pod kątem finansów i/lub celów mojej firmy? Jak dany wynik może zostać osiągnięty przy mniejszej liczbie procesów i zadań? Jak można sprawić, aby dane zadanie zajmowało mniej czasu? Trochę tego jest, ale naprawdę warto spróbować.

Koniec z wyrzutami sumienia

Niezależnie od tego, jak bardzo jesteś produktywny, zawsze i tak będzie więcej e-maili do odpisania, więcej raportów do przeczytania, więcej telefonów do wykonania, czy więcej spotkań do odbycia.

Andy Grove, współzałożyciel firmy Intel, świetnie ujął ten problem w książce High Output Management: „Mój dzień? Kończy się on wtedy, gdy jestem zmęczony i gotowy, by wrócić do domu, a nie wtedy, gdy uważam, że zrobiłem wszystko. Nigdy nie robię i nie zrobię wszystkiego. Podobnie jak u gospodyni domowej, praca menedżera nigdy nie jest skończona. Zawsze jest więcej do zrobienia, więcej niż powinno być do zrobienia, zawsze więcej, niż w ogóle da się zrobić”. Uświadom sobie i weź do serca te słowa: „zawsze będzie więcej do zrobienia, i zawsze więcej, niż da się zrobić”. Nie możesz być wszystkim dla wszystkich i od wszystkiego. Opanuj sztukę odpuszczania, co powinno być łatwiejsze, gdy w końcu zdasz sobie sprawę, że zawsze można zrobić więcej. Dzięki temu będzie ci o wiele łatwiej zając się np. treningiem, szybciej wrócić do domu po pracy, czy też spędzać więcej czasu na zwykłej rozrywce, grając np. na konsoli PS4, bez poczucia winy, że marnujesz czas, który inaczej mógłbyś przeznaczyć na pracę. Jeśli zaczniesz stosować zasady i techniki opisane w tym tekście, to i tak będziesz o wiele bardziej produktywny niż osoby, z którymi współpracujesz.

„Bycie zdyscyplinowanym przy rozwijaniu kolejnych nawyków jest, według mnie, największym wyróżnikiem pomiędzy ludźmi zwyczajnymi a ludźmi dużego sukcesu. Jeśli rozwijałbym bohatera w grze komputerowej i miałbym 10 punktów do rozdysponowania, przeznaczyłbym 3 z nich na inteligencję oraz 7 na samodyscyplinę” — Andrew Mason, współzałożyciel Deteour i współzałożyciel oraz były CEO Groupon.

Zrezygnuj z list to-do

Ludzie sukcesu nie korzystają z list to-do, ale za to używają codziennie kalendarza. Najważniejsza, najczęściej powtarzana przez milionerów porada brzmi: jeśli chcesz coś wykonać, wyznacz na to czas w kalendarzu. Twórz w kalendarzu time-blocki (bloki czasu) na konkretne zadania, zawsze stawiając na pierwszym miejscu swój MIT, jak również zadania związane z formowaniem nowych nawyków, które chcesz w sobie rozwinąć i zachować. Następnie traktuj swoje zapisy tak, jakby to były umówione wizyty u lekarza – są równie ważne.

Każdego dnia pamiętaj, aby wyznaczyć ok. 60 minut bufora, czyli zrobić miejsce na rzeczy nieplanowane, które mogą pojawić się danego dnia. Jeśli coś niespodziewanego zakłóci twój dzień, możesz wtedy powiedzieć: „OK, zajmę się tym dzisiaj, ale najwcześniej o 13:00” (jeśli o 13:00 jest czas na twój bufor). Nie pozwalaj innym zawładnąć twoim kalendarzem.

Sięgnij po więcej


Esencjalista. Mniej, ale lepiej” to cenna książka dla osób, które chcą lepiej opanować sztukę zarządzania czasem. Pomaga podejmować decyzje, a przede wszystkim uczy tego, czego robić nie należy. Polecamy!

Sekret spokojnego urlopu

Wybierasz się na urlop? Stosuj trzy dni bufora – jeden przed urlopem i dwa tuż po nim. Czyli jeśli idziesz na urlop 5 stycznia i wracasz 20 stycznia, powiedz, że wyjeżdżasz 4, a do pracy wracasz 22 stycznia. Dzięki temu będziesz mógł poświęcić czas na wygodny, spokojny powrót do poszczególnych zadań i projektów.